Hoe het eTIC-Handvest ondertekenen

Waarom deze verbintenis aangaan?

Dankzij de deontologische verbintenis kunnen de prospecten en klanten hun samenwerking met de leverancier met meer vertrouwen tegemoet zien, meer bepaald wat betreft het evenwichtige karakter van de contractuele relatie, het verwerken van en voldoen aan de vragen van de klant en het beheer evenals de afwikkeling van problemen.
Het deontologisch engagement kan tevens worden opgenomen in de selectie- en toewijzingscriteria van overheidsopdrachten (onderhandelingsprocedure of offerteaanvraag). Dit kan dus een troef zijn bij de inschrijving voor dergelijke opdrachten.
Prospecten zullen extra waakzaam zijn voor leveranciers die het Handvest niet hebben ondertekend omdat dit handvest principes bevat die gebaseerd zijn op gezond verstand en omdat de "eTIC"-registratie erg eenvoudig en gratis is.

Wie kan zich engageren?

Elke professional die commercieel actief is binnen het ICT-domein en die zich (onder andere) richt tot de Belgische of Luxemburgse markt, kan zich engageren door het eTIC-Handvest te ondertekenen.
Deze professional kan:
  1. een rechtspersoon zijn (in dat geval moet de ondertekenaar een persoon zijn die statutair gemachtigd is de rechtspersoon te binden)
  2. een natuurlijke persoon (een zelfstandige in hoofd- of bijberoep)

Kunnen zich niet engageren:

  • De economische spelers die niet actief zijn binnen het ICT-domein;
  • De economische spelers die niet geregistreerd zijn bij de openbare instanties van hun land of die niet over een individuele registratie beschikken;
  • De spelers die geen commerciële activiteit uitoefenen (zo kunnen de Verenigingen Zonder Winstoogmerk vanaf 1/5/2009 niet meer geregistreerd worden);
  • De spelers die geen klanten trachten te werven op de Belgische of Luxemburgse B2B-markt.
  • De leveranciers gevestigd in Frankrijk. Zij moeten zich rechtstreeks wenden tot het Secretariaat van het Charte eTIC France.

Hoe zich engageren?

Om te worden opgenomen binnen de groep van "eTIC"-leveranciers, moet een leverancier een formulier invullen en ondertekenen waarin hij bevestigt dat hij het "eTIC"-Handvest zonder voorbehoud zal naleven, na kennisname van het Reglement (de volledige versie van het eTIC-reglement valt te downloaden in pdf-formaat) dat de werking van dit deontologisch kader regelt.

Dit registratieformulier moet worden teruggezonden naar het secretariaat, vergezeld van een kopie van de akte van inschrijving van de economische speler bij de openbare instanties van zijn land (in België is deze kopie niet nodig; het volstaat om op het formulier het 10-cijferige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen aan te geven) en eventueel de formulieren met betrekking tot aanvullende vakgebonden engagementen (zoals zoals het registratieformulier in kader van de "ecommerce-activiteit").
De verwerking van registratieaanvragen wordt voorlopig enkel verzekerd in het Frans. Er is voorzien dat de verwerking van de aanvragen vanaf 1/9/2011 mogelijk is in het Frans en Nederlands.
De verbintenis om het Handvest na te leven begint te lopen vanaf de ondertekening van het document. Er bestaat dus geen voorafgaande controle van de naleving van het Handvest omdat het mogelijk is dat de ondertekenaar voorafgaand niet alle principes van het Handvest naleefde en besloten heeft voortaan deze ‘slechte' praktijken op te geven.
Een registratie kan echter wel worden geweigerd, meer bepaald:

  • als niet aan bovenstaande toelatingscriteria wordt voldaan (bv. als de ondertekenaar niet kan aantonen dat hij actief is binnen het ICT-domein of niet kan aantonen dat hij Belgisch of Luxemburgse professionals onder zijn klanten/prospecten telt);
  • als een van de op het formulier verstrekte inlichtingen onjuist blijkt te zijn (bv. gegevens die niet overeenkomen met de gegevens in het handelsregister);
  • als de in het formulier aangeduide website inactief is of geen melding maakt van commerciële activiteiten binnen de ICT-sector;
  • als de ondertekenaar de ontvangst van de e-mail die aan hem werd gericht door het Secretariaat niet binnen 3 werkdagen bevestigt.

Bovendien kan naast een schorsing/intrekking van het recht om het logo te gebruiken wegens een niet-naleving van de deontologische code, een reeds toegekende registratie administratief worden geschorst in de volgende gevallen:

  • de ondertekenaar levert niet het bewijs dat hij binnen de maand na de toekenning van het registratienummer systematisch aan zijn klanten en prospecten communiceert dat hij het eTIC-Handvest respecteert (cfr. de "publiciteitsclausule" van het Handvest);
  • het Secretariaat wordt op de hoogte gebracht van de niet-naleving van deze clausule (bv. afwezigheid van de vermelding van het "eTIC"-engagement in een ontwerpcontract of offerte);
  • een van de op het formulier verstrekte inlichtingen blijkt onjuist/niet up-to-date.